GELORAJATIM.COM — Kegiatan magang Mandiri pada PT. Daya Satya Abrasives dilakukan sejak bulan Februari 2023 hingga Juni 2023. Mahasiswa ditugaskan untuk membantu departemen purchasing dalam melakukan tugasnya. Departemen purchasing merupakan salah satu departemen yang berperan penting dalam menjalankan proses pengadaan dan pengelolaan persediaan suatu perusahaan.
Untuk memastikan kelancaran dan efisiensi dalam operasionalnya, departemen purchasing perlu mengadopsi Standar Operasional Prosedur (SOP) yang efektif. SOP diperlukan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alatnya. Kesimpulannya SOP adalah suatu standar kerja yang sistematis yang bertujuan untuk menciptakan standarisasi guna memudahkan para pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan dan meminimalisir kesalahan. SOP tersebut memberikan panduan yang jelas bagi anggota departemen purchasing dalam menjalankan tugas mereka sehari-hari.
Mahasiswa UPN “Veteran” Jawa Timur ikut serta berperan aktif guna untuk menjalankan SOP dengan baik. Mahasiswa menerapkan perannya dengan cara mengikuti semua SOP yang ada, seperti mencari 2 supplier untuk memilih kebutuhan bahan produksi dan juga terdapat beberapa target yang dicapai dari departemen purchasing seperti mendapatkan payment method secara kredit.
Sebagai bagian dari sistem manajemen internal, SOP departemen purchasing bertujuan untuk memastikan bahwa semua langkah yang diperlukan dalam proses pengadaan dilakukan secara konsisten dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa komponen utama yang tercakup dalam SOP departemen purchasing:
1. Identifikasi Kebutuhan
SOP harus mencakup langkah-langkah untuk mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh departemen atau unit lain dalam perusahaan. Hal ini melibatkan komunikasi yang efektif antara departemen purchasing dan pihak yang membutuhkan.
2. Penyusunan Rencana Pengadaan
SOP harus memuat prosedur untuk menyusun rencana pengadaan yang mencakup pengkajian kebutuhan, penentuan anggaran, dan penjadwalan pengadaan. Rencana pengadaan yang baik akan membantu departemen purchasing mengelola persediaan dengan efisien.
3. Pemilihan Pemasok
SOP harus menjelaskan langkah-langkah dalam pemilihan pemasok yang sesuai dengan kebijakan perusahaan. Hal ini meliputi penilaian kualitas, harga, keandalan, dan reputasi pemasok.
4. Pembuatan dan Evaluasi Kontrak
SOP harus memuat prosedur dalam pembuatan kontrak dengan pemasok yang terpilih, termasuk pengaturan harga, jangka waktu, persyaratan kualitas, dan ketentuan lainnya. Selain itu, SOP juga harus mencakup prosedur evaluasi kontrak secara berkala untuk memastikan kepatuhan dan kinerja pemasok.
5. Penerimaan dan Pengelolaan Persediaan
SOP harus mencakup langkah-langkah dalam menerima dan mengelola persediaan yang diperoleh dari pemasok. Hal ini meliputi prosedur pemeriksaan kualitas, penyimpanan yang aman, pemeliharaan catatan inventaris, dan proses penghapusan barang yang tidak terpakai.
6. Pelaporan dan Audit
SOP harus menjelaskan prosedur pelaporan dan audit yang berkaitan dengan aktivitas departemen purchasing. Hal ini mencakup pembuatan laporan pengadaan, analisis pengeluaran, pemantauan kinerja pemasok, dan pemeriksaan internal yang terkait.
Dengan menerapkan SOP yang efektif, departemen purchasing dapat mencapai sejumlah manfaat, antara lain:
– Pengurangan risiko kesalahan dan kehilangan inventaris.
– Peningkatan efisiensi dalam proses pengadaan dan pengelolaan persediaan.
– Peningkatan transparansi dan akuntabilitas dalam pengeluaran.
– Pemenuhan kebijakan perusahaan dan persyaratan peraturan yang berlaku.
– Peningkatan hubungan dengan pemasok melalui penilaian dan evaluasi yang konsisten.
Departemen purchasing yang memiliki SOP yang efektif akan mampu menjalankan tugasnya dengan lebih baik, mengurangi risiko, dan meningkatkan efisiensi. Selain itu, SOP yang baik juga akan memberikan kepercayaan kepada pihak lain dalam perusahaan bahwa proses pengadaan dilakukan dengan standar yang tinggi dan konsisten.
Untuk itu, penting bagi departemen purchasing untuk mengembangkan dan mengimplementasikan SOP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta memastikan bahwa semua anggota departemen memahami dan mengikuti SOP tersebut. Dengan demikian, departemen purchasing dapat menjadi mitra yang dapat diandalkan dan efektif dalam menjalankan fungsi pengadaan dan pengelolaan persediaan di perusahaan.
Penulis / karya : Daka Radhiyan Yahya, Mahasiswa Fakultasi Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Program studi Administrasi Bisnis. Uiversitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur (09/07/2023)
Tinggalkan Balasan